shelidonSeptember 29, 2020Leave a Comment

Il Design Sprint è un framework per affrontare un problema complesso e proporre costruttivamente soluzioni verificate e approvate: stiamo provando ad applicarlo alla creazione di una parte della libreria BIM aziendale.

The big idea with the Design Sprint is to build and test a prototype in just five days. You’ll take a small team, clear the schedule for a week, and rapidly progress from problem to tested solution using a proven step-by-step checklist. It’s like fast-forwarding into the future so you can see how customers react before you invest all the time and expense of building a real product.

Nello scorso articolo ho affrontato le fasi preparatorie e la prima giornata, dalla quale uscivamo con una mappa di ciò che lega un target definito, scelto da una persona con potere decisionale all’interno del gruppo, all’obiettivo prefissato per la realizzazione del prodotto.

Si è trattata di una giornata dedicata alla comprensione del problema, alla proposta di soluzioni proattive a possibili ostacoli e, infine, alla scelta di uno dei target su cui concentrarsi.

1.2. Sketch (Martedì)

Tuesday is all about solving the problem, using a method optimized for deep thinking. Instead of a typical group brainstorm, every individual will sketch their own detailed, opinionated solutions, following a four-step process that emphasizes critical thinking over artistry.

La giornata si divide in due parti: la mattina è dedicata a raccogliere le ispirazioni, mentre il pomeriggio è dedicato allo sviluppo individuale di proposte.
Una prima fonte da cui trarre ispirazione è, naturalmente, il lavoro del lunedì: si rivedono le idee alla parete, le proposte formulate secondo lo schema “Come potremmo…?” e le si considera per ulteriore miglioramento e per la possibile contaminazione.
La seconda fonte è però da ricercare all’esterno: obiettivo di questa parte della mattinata è trovare (e presentare al gruppo) possibili soluzioni sviluppate da terzi, laddove per “terzi” si può anche intendere altre persone o altre situazioni all’interno della nostra azienda.

Rispetto al sito ufficiale del metodo e alla checklist di riferimento, che per quanto riguarda la mattinata del martedì si rivelano essere un po’ scarni, questo articolo fornisce qualche ulteriore approfondimento su questa seconda parte, ovvero la ricerca di soluzioni esterne e la loro presentazione tramite lo strumento delle Lightning Demos, ovvero delle dimostrazioni molto brevi.

1.2.1. Ispirazioni e Lightning Demos

La fase si compone di:

1. Una ricerca individuale, durante la quale ogni partecipante si impegna a trovare 2-3 esempi che ritiene possano essere di ispirazione per il problema in esame.
2. La presentazione delle ispirazioni (max 3 minuti per ogni idea), durante la quale il facilitatore prende appunti sui concetti chiave e, al termine del giro, ci si dovrebbe trovare con almeno 10-20 idee a parete.

La parte di ricerca è tanto più efficace quanto si incoraggiano i partecipanti ad uscire dai margini della propria organizzazione e, se possibile, da quelli della propria industria.
Le Lightning Demos risultano tanto più efficaci se avete qualcuno in grado di appuntare le idee tramite rapidi disegni. Al concetto è dedicato anche questo articolo di Relab.

Per quanto riguarda il nostro esempio, quello della libreria aziendale, canali di ricerca canonici all’interno dell’industria potrebbero restituire questi risultati:

• contributi teorici come How to Better Manage Your Revit Content (Part 1 e Part 2) di Michael Kilkelly su Archsmarter;
• soluzioni tecniche come quelle di Unifi o Avail;
• sezioni specifiche di pubblicazioni presenti in azienda, come il capitolo relativo alla libreria in Mastering Autodesk Revit 2020.

Si tratta di riferimenti validissimi, che però non ci aiutano a uscire dai margini di ciò che già sappiamo e quindi rischiano di vanificare il Design Sprint, il cui obiettivo è trovare soluzioni innovative a problemi complessi.

Un riferimento migliore potrebbe essere l’esplorazione di altri ambiti: come risolvono lo stesso problema altri ambiti dell’industria che usano software diversi? Esistono altre industrie che si misurano con il concetto di oggetto? Mi sono recentemente appassionata al lavoro di Oskar Stålberg: cosa succederebbe se gli oggetti della nostra libreria fossero organizzati secondo criteri procedurali e di workflow compositivo, anziché suddivisi per categoria?

L’ultima cosa da fare al termine della mattinata è dividere la mappa, assegnando diverse parti a diverse persone o gruppi di persone.

1.2.2. Sketch in 4 fasi

La fase di sketching vera e propria avviene nel pomeriggio e si organizza in quattro passaggi:

1. Note (20 minuti);
2. Idee (20 minuti);
3. 8 minuti di pazzia (8 minuti, appunto);
4. Sviluppo della soluzione (30-90 minuti).

La prima fase (Note) è una fase itinerante: passeggiando per la stanza, ogni partecipante deve raccogliere le informazioni chiave relative alla porzione di mappa che gli è stata assegnata. Laddove gli elementi importanti contengano riferimenti esterni, è il momento di fare ricerca. Per fasi come queste, ma anche per la fase di ricerca precedente alle Lightning Demos, è opportuno che la War Room non sia completamente a-tecnologica, ma contenga terminali e strumenti adatti per ricerche rapide, ma possibilmente disconnessi dalla possibilità di essere utilizzati per consultare la messaggistica personale. Una delle attività più complicate per il facilitatore è tenere le persone lontane dalla propria e-mail di lavoro.
L’obiettivo a breve termine e le relative domande sviluppate il lunedì dovrebbero essere parte delle note di ciascuno e sono un buon modo per iniziare questa parte di attività e rompere il ghiaccio.
E’ importante sottolineare che in questa fase non devono essere sviluppate delle nuove idee, ma bisogna semplicemente raccogliere quanto già emerso.

La seconda fase (Idee) richiede di rendere un po’ più tangibile quanto raccolto: si richiede ai partecipanti di trasformare gli appunti in schizzi. Questi disegni sono per solo uso personale, non saranno condivisi con il gruppo, e servono solamente per raffinare ulteriormente i pensieri verso l’obiettivo. Terminata l’attività di disegno, ai partecipanti viene chiesto di selezionare le immagini che rispecchiano le idee preferite, su cui si desidera lavorare.

Nella terza fase, gli otto minuti di pazzia, si divide in otto quadranti un foglio di carta e, selezionata un’idea, si richiede di disegnarla in otto varianti, dedicando a ogni quadrante un minuto. Il ruolo del facilitatore, in questa fase, è cruciale: obiettivo è sviluppare idee alternative in modo molto rapido, senza dedicare troppo tempo né alla bellezza dello schizzo né alla correzione di idee precedenti. Laddove i partecipanti non riescano a sviluppare tutte le varianti, possono anche passare ad un’idea successiva. Lo spirito che dovrebbe guidarli in ogni passaggio è la ricerca di un modo migliore per affrontare quello stesso problema. Si tratta di un’attività che può anche essere utilizzata per lo sviluppo di brand o headline di marketing.
Al termine dell’attività, si richiede di selezionare una delle otto varianti: sarà quella che potrà passare alla fase di sviluppo della soluzione.

L’ultima fase, lo sviluppo della soluzione, consiste nella trasformazione dello schizzo in una storyboard. Si tratta di una sequenza di scenari che guidano il gruppo attraverso i dettagli della soluzione e che dovrebbero essere auto-esplicativi, dato che gli autori non avranno la possibilità di aggiungere spiegazioni a voce. La storyboard deve essere corredata di testo, spiegazioni a margine, sottotitoli, e deve avere un nickname in modo che ci si possa riferire facilmente durante le discussioni che seguiranno.
In questa fase è importante sottolineare che la qualità artistica degli schizzi è irrilevante: l’importante è che l’idea sia sufficientemente chiara.

Each person is responsible for creating one solution sketch.
If anyone gets inspired and wants to do more than one, that’s okay, but don’ overdo it.

Le idee saranno rivelate nella giornata successiva, quindi in questa fase vengono semplicemente appese faccia al muro, in modo che non siano visibili.

Nell’applicazione del metodo allo sviluppo di una porzione di libreria BIM, le idee possono essere differenti e dipendono dall’ambito su cui ci si è concentrati nella mappa e nell’analisi preliminare. Possiamo trovarci con schizzi relativi ad interfacce utente per add-in di navigazione, oppure a mappe di processo per la produzione dei componenti. Possiamo trovarci con diagrammi ad albero per la struttura dell’Ambiente di Condivisione Dati che ospiterà la libreria, oppure con vere e proprie varianti per le schede dei LOD, con geometrie e apparati informativi considerati adatti per il target e la mappa di riferimento.

Questa fase è frequentemente definita come una fase divergente, perché viene data al singolo la possibilità di staccarsi dal gruppo e dare un contributo proprio, originale ed estremamente variegato. In questo vecchio post di Jake Knapp vengono presentati ulteriori strumenti e su questa pagina è possibile trovare diversi metodi per la fase di sketch.