shelidonMarch 9, 2022Leave a Comment

Grazie alla segnalazione su LinkedIn del collega Paolo Pozzoli, lo strumento cui diamo un’occhiata questa settimana è Notion, uno strumento che consente di creare collaborativamente singoli documenti e risorse strutturate come wiki.

Notion può essere utilizzato in modo collaborativo, come dicevo, oppure individualmente. Nella versione individuale, è gratuito. Per la versione collaborativa invece si può attivare una trial. In entrambi i casi è possibile accedere utilizzando direttamente il proprio account Apple o il proprio account Google.
In entrambi i casi, il primo passo è quello di creare un cosiddetto workspace, proprio come accade per strumenti come Slack, mentre il passo successivo per la versione collaborativa è chiaramente quello di invitare a bordo i collaboratori.

L’elaboratore testi in sé è innovativo, ma lavorare collaborativamente su un documento non è ormai nulla di avveniristico: Google Drive ne ha fatto la sua funzione chiave, così come altri servizi in cloud come Office 365, e l’integrazione tra quest’ultimo e Autodesk Construction Cloud finalmente porta anche l’industria delle costruzioni nel nuovo secolo (a patto che tutti usino Office 365 solo e soltanto nella sua versione web, chiaramente, perché altrimenti sarebbe tutto troppo bello).

Si tratta di uno strumento assolutamente da provare, che offre moltissimi spunti.

Come sempre, i maggiori spunti di riflessione sull’utilizzo dello strumento ci vengono però dai template, che sono organizzati in cinque categorie principali:

1. Meeting Notes, per gli appunti durante le riunioni, comprendente uno strumento snello per note libere e uno strumento più strutturato che suddivide gli appunti per tipologia di meeting, individuando:
   1. Weekly Sync;
   2. meeting Ad Hoc;
   3. riunioni di Kickoff;
   4. le Standup giornaliere di cui abbiamo già parlato più volte in relazione al metodo Scrum.
2. Docs, per lo sviluppo dei documenti di progetto, con una suddivisione per status che comprende i documenti creati individualmente, quelli condivisi con gli stakeholder e quelli attualmente in revisione;
3. Team Home, per gli strumenti relativi alla gestione interna del team, con uno spazio relativo alla mission e uno spazio relativo agli obiettivi;
4. Team Tasks, per la gestione del lavoro del team su uno o più progetti, con strumenti che risulteranno familiari ovvero:
   1. La board delle attività filtrata per status;
   2. La board delle attività filtrata assegnatario;
   3. L’elenco dei soli task assegnati all’utente;
   4. L’elenco completo e non filtrato dei task;
   5. Una visualizzazione su calendario.
5. Task List, per una gestione ancora più destrutturata (e tendenzialmente individuale) delle attività da svolgere.

Questi sono però soltanto i template iniziali: andando a spulciare nella piattaforma, troviamo che Notion offre molto di più e in particolare propone dei template specifici per ambito di attività, prevedendo:

1. Design, che prevede:
   1. roadmap;
   2. un database per le ricerche sugli utenti;
   3. attività di progettazione;
   4. note sulle riunioni;
   5. Design System.
2. Studenti, che prevede:
   1. appunti presi in classe;
   2. candidatura per un lavoro;
   3. calcolatore della media sui voti;
   4. club homepage;
   5. lista di libri in lettura;
   6. pianificazione della tesi;
   7. Cornell Notes System;
   8. CRM personale;
   9. spazio del compagno di stanza;
   10. budget semplice;
   11. Syllabus;
   12. Classroom home;
   13. piano delle lezioni;
   14. calendario del corso;
   15. Class Directory.
3. Ingegneria, che prevede:
   1. la lista di attività da svolgere;
   2. la roadmap di progetto;
   3. una wiki;
   4. documenti;
   5. appunti presi in riunione.
4. Risorse umane, che prevede:
   1. Job Board;
   2. appunti presi in riunione;
   3. onboarding per i nuovi assunti;
   4. tracker per i candidati;
   5. Company Home.
5. Marketing, che prevede:
   1. le risorse del marchio (Brand Assets);
   2. appunti presi in riunione;
   3. elenco elementi multimediali;
   4. calendario dei contenuti;
   5. Mood Board.
6. Uso personale, che consiglia:
   1. note rapide;
   2. Personal Home;
   3. Task List;
   4. Journal;
   5. Reading List;
   6. Obiettivi.
7. Altro, che raccoglie:
   1. appunti presi in riunione;
   2. documenti;
   3. Team Home;
   4. Team Tasks;
   5. Task List.
8. Product Management, in cui troviamo:
   1. Roadmap;
   2. User Research Database;
   3. documenti.
9. Vendite, che include:
   1. appunti presi in riunione;
   2. CRM vendite;
   3. una wiki;
   4. analisi della competitività;
   5. risorse di vendita (Sales Assets).
10. Supporto, che prevede:
    1. Team Directory;
    2. domande frequenti relative ai prodotti;
    3. appunti presi in riunione;
    4. Task List;
    5. Help Center;
    6. documenti di processo.

Vediamone alcuni, in rigoroso ordine sparso.

3.3. Engineering Wiki

Tutti conoscono Wikipedia. Ciò che molti non conoscono è la tecnologia alla base dell’enciclopedia che ha rivoluzionato il concetto di enciclopedia e che questa tecnologia consiste a chiunque di crearsi la propria piccola enciclopedia di progetto, la propria wikipedia privata.

Wiki è un’applicazione web che permette la creazione, la modifica e l’illustrazione collaborativa di pagine all’interno di un sito web. È quindi un software collaborativo che in genere utilizza un linguaggio di markup semplificato o un editor di testo online.
— Wikipedia

In questo, Notion fornisce supporto e risolve la principale difficoltà di impostare una propria wiki personale, ovvero trovare l’anima pia di un informatico che vi aiuti a partire.

All’interno della wiki, vengono poi torniti dei template per far sì che tutte le pagine relative a uno stesso argomento appaiano simili. Si tratta di ingegneria del software, chiaramente, ma i principi rimangono gli stessi.

1.3. Attività di Progettazione

Questo template non offre nulla di molto diverso da strumenti che siamo abituati (o dovremmo essere abituati) a utilizzare, come Trello, ma aggiungendo qualche funzionalità che normalmente si trova in piattaforme più evolute come Jira.

1.5. Design System

Questa sezione offre strumenti per supportare quelli che chiameremmo “standard”, principalmente grafici, ma offre possibilità di espansione per essere utilizzato come ambiente di condivisione dati per altri asset necessari al buon funzionamento dei progetti.

A design system is a great way to keep everyone aligned.
Use this template to document design patterns, assets, and brand.
Make assets downloadable for anyone on your team.

Nei template offerti, suggerisce l’utilizzo per quanto relativo a font, palette colori, icone, regole di accessibilità, ma pensate anche a cartigli, componenti, script e altri asset.

2.10. Simple Budget

Un template che originariamente nasce per aiutare gli studenti a gestire le proprie spese in modo semplice ma strutturato. E che, anche a una prima semplice occhiata, potrebbe essere di tanto aiuto anche a molti project manager di fatto che si muovono nella direzione di progetto all’interno dell’industria delle costruzioni, spesso senza cognizioni di causa relative alla pianificazione delle attività e al loro effettivo costo in termini di ore.