shelidonJanuary 26, 2022Leave a Comment

Immagino conosciate Citrix, quantomeno per le macchine virtuali. Wrike è una piattaforma di loro proprietà, una delle più popolari per la gestione dei progetti. Si tratta di una piattaforma estremamente diffusa, ma che sento di rado menzionare all’interno dell’industria delle costruzioni, quindi proviamo a vedere come funziona e cosa fa, nella speranza di incuriosire qualcuno.

Ma ti pagano?

No (quante volte dovete chiedermelo ancora?)

Ok, ma è gratis?

Come tante soluzioni di questo tipo, è possibile iniziare gratuitamente inserendo una mail con dominio personalizzato (non accetterà e-mail @gmail.com, per intenderci), alla quale vi scriveranno fino alla fine dei vostri tempi (vedere alla voce controindicazioni). La trial è di 14 giorni.

1. Impostazione del Progetto

Una volta effettuata la registrazione, vi chiederanno di impostare il team e un progetto, con alcuni deliverable di test per iniziare a popolare la piattaforma (gli obiettivi sono indicativi: potrete inserire obiettivi più strutturati più avanti).

Iniziamo però a prendere familiarità con i principali tasselli della piattaforma:

• il tassello di base, che è costituito da un’attività, una feature o un deliverable, a seconda di come volete impostare il vostro backlog;
• i gruppi, che possono essere gruppi tematici, gruppi di priorità oppure scadenze, come suggerito dalla piattaforma nelle fasi iniziali.

2. Struttura e modalità di visualizzazione

L’ultima domanda introduce la terza caratteristica fondamentale della piattaforma, caratteristica che consiglio di cercare in tutte le piattaforme di questo tipo, ovvero la possibilità di visualizzare il lavoro in modi diversi. In particolare vengono offerte quattro modalità:

• la forma tabellare;
• la lista;
• la kanban board;
• il diagramma di Gantt.

Le quattro modalità sono chiaramente intercambiabili e la visualizzazione può essere modificata in seguito.

La modalità tabella consente di visualizzare i task in una lista, nidificati a seconda della loro appartenenza a un gruppo. Si decide quindi di organizzarli tenendo presente il primo criterio di raggruppamento scelto nell’impostazione generale ma non, ad esempio, secondo il loro status di lavorazione o la loro scadenza.

La modalità Lista è ancora più semplice e si concentra principalmente sulla persona cui è stato affidato il completamento di quell’attività, sul tempo allocato all’attività, mentre il suo status è visualizzato ma non è visivamente restituito in modo particolarmente incisivo.

La restituzione visiva dello status delle attività è affidato naturalmente alla Kanban Board, il cui compito primario è proprio identificare le aggregazioni e i colli di bottiglia a colpo d’occhio, fornendo un riassunto dello stato di avanzamento. In questa visualizzazione si smaterializza il tempo dedicato a ogni attività e le eventuali dipendenze.

Compito di concentrarsi sulle attività a seconda della loro durata, della loro scadenza e delle loro dipendenze è chiaramente affidato alla visualizzazione secondo diagramma di Gantt.

Al termine di questi passaggi è naturalmente possibile invitare i membri del team a partecipare al progetto.

2. Vantaggi di Wrike

Rispetto ad altre piattaforme che offrono le stesse funzionalità, trovo che Wrike si avvicini maggiormente a modi di pensare tradizionali, lasciando però spazio all’introduzione di meccaniche agili. Si veda ad esempio l’interfaccia della modalità Gantt che, confrontata con altre piattaforme agili, rispetta molto di più le sensibilità e le esigenze di un project manager tradizionale.

La struttura delle singole attività, rispetto a piattaforme semplici come Trello, è vicina al livello di complessità che troviamo ad esempio in Jira di Atlassian: oltre alla possibilità di associare uno o più responsabili, una data di scadenza e/o una durata allocata all’attività, il sistema di dipendenze e la creazione di sottotask è decisamente più strutturato ed efficiente, ed è possibile impostare un flusso di approvazione.

3. Dashboard gestionali

Oltre alle diverse visualizzazioni delle attività, in home page si trovano anche ulteriori strumenti:

• il calendario posiziona la scadenza delle attività su una visualizzazione che ci aiuti a capire quando arriva finalmente il week-end, ma senza perdere la possibilità di filtrare agilmente sulla base di altri indicatori;
• il timesheet riassume le informazioni relative alle attività svolte durante la settimana e al tempo allocato a ciascuna di esse;
• i report;
• una dashboard specifica per verificare il carico di lavoro.

In particolare i report, oltre alla possibilità di generare report personalizzati, estraggono rapidamente:

• i task attivi per ogni assegnatario, in modo da verificare il bilanciamento del carico di lavoro;
• lo stato settimanale del progetto;
• i task in ritardo filtrati per ogni assegnatario;
• le attività o i progetti in scadenza questa settimana, per il project management che corre dietro ai progetti anziché correre davanti;
• il riassunto dei task non assegnati;
• il tempo impiegato sul progetto questa settimana;
• il tempo dedicato dal team a questo progetto.

Infine, Wrike è integrato con molti strumenti in uso persino nella nostra industria, come Slack o Tableau.

4. Controindicazioni

Quando dico “date loro la vostra mail e vi scriveranno fino alla fine dei tempi”, non sto scherzando. Lasciate che vi fornisca un poco di contesto, in modo che possiate decidere se attivare una trial oppure fuggire verso le colline, come dicono gli anglosassoni.

Alcuni di questi post sono stati scritti durante le vacanze natalizie, quando il tempo è maggiore e lo stato d’animo è più adatto a valutare nuovi prodotti. In particolare, tra Capodanno e la Befana ho attivato una nuova trial di Wrike, che non uso abitualmente sui progetti, per recuperare qualche screenshot e rinfrescare alcune funzionalità, oltre che per vedere se fosse cambiato qualcosa dall’ultima volta che ci avevo lavorato.

• 5 gennaio, attivo la trial;
• 5 gennaio a mezzanotte, un addetto marketing mi scrive per offrirmi di fissare una call con lui;
• 6 gennaio a mezzogiorno, dopo dodici ore dalla prima mail, di cui almeno otto considerabili notturne, all’ora di pranzo di un giorno di festa, lo stesso addetto mi riscrive per sapere se ho letto la sua mail e reiterare la richiesta di una call.

Ora, come sanno bene i ragazzi di Plannerly, questo è un buon modo per fare sì che io non risponda mai più. Regolatevi in autonomia rispetto al vostro livello di tolleranza.

Buon divertimento.